Datenschutzinformation für Endnutzer
Der Schutz und die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten sind uns ein wichtiges Anliegen. Mit dieser Datenschutzinformation möchten wir Ihnen eine transparente und verständliche Information, über die bei der Nutzung unserer Plattform von Ihnen verarbeiteten Daten zur Verfügung stellen. In diesem Dokument erfahren Sie, welche personenbezogenen Daten von uns im Auftrag Ihres Arbeitgebers verarbeitet werden, zu welchem Zweck dies erfolgt und welche Rechte Ihnen in Bezug auf Ihre Daten zustehen
Vorab möchten wir klarstellen, dass wir als Auftragsverarbeiter die personenbezogenen Daten der Endnutzer nur im Auftrag ihres Arbeitgebers verarbeiten und Ihr Arbeitgeber Verantwortlicher iSd DSGVO ist.
Ihr Arbeitgeber ist damit für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verantwortlich und auch Ihr primärer Ansprechpartner für Fragen zum Datenschutz. Da uns Transparenz im Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten sehr wichtig ist, stehen wir Ihnen als Auftragsverarbeiter jedoch gerne zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten oder Anliegen bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu klären. Unser Datenschutzbeauftragter ist gerne für Sie erreichbar unter datenschutz@hotelkit.net und unterstützt Sie bei allen Fragen rund um den Datenschutz.
1. Verarbeitete Datenkategorien
Durch die Plattform werden strukturiert einige grundlegende Daten im Rahmen des Nutzerprofils gespeichert. Darüber hinaus können freiwillig weitere Inhalte ergänzt werden. Diese Informationen können alle über die Konto-Einstellungen jederzeit geändert oder entfernt werden. Zur Bereitstellung der Plattform werden zudem einige technische Daten automatisch erfasst. Im Detail werden bei Ihrer Nutzung folgende Datenkategorien verarbeitet:
Grundlegende Daten:
- Vollständiger Name
- Position im Unternehmen und Zugehörigkeit zu Abteilungen im Unternehmen
- berufliche Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
- Geschlecht
Freiwillige Profildaten:
- Lichtbild / Profilfoto
- Geburtstag
- Abwesenheit
Technische Daten:
- IP-Adresse (Internet-Zugangskennung), von welcher aus der Zugriff auf die Plattform erfolgt
- Browser- und Geräte
- Menge der gesendeten Daten
- Serverzugriff
- Login-Zeitpunkt
- Erstellungszeit des Users
- Datum und Uhrzeit des letzten Zugriffs
Sonstiges:
- Korrespondenzen (Texte von Nachrichten, Übergaben, Kommentaren usw.)
2. Zwecke der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung des Vertragsverhältnisses mit Ihrem Arbeitgeber und in dessen Auftrag. Ihr Arbeitgeber hat sich entschieden unsere Plattform zu nutzen. Die Plattform bietet Tools zur Optimierung der unternehmensinternen Kommunikation, dem Wissensmanagement und der Verbesserung von operativen Abläufen. Damit das sowohl inhaltlich als auch technisch funktioniert, ist die Verarbeitung der oben angegebenen Informationen notwendig.
3. Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten
Als Auftragsverarbeiter dürfen wir personenbezogene Daten nur auf entsprechende Weisung Ihres Arbeitgebers oder im Falle eines behördlichen Auftrags an Dritte übermitteln. Im Vertrag mit Ihrem Arbeitgeber haben wir zudem vereinbart, dass wir für die Erbringung unserer Leistungen weitere Dienstleister einsetzen können (sog. Subauftragsverarbeiter), die jeweils von Ihrem Arbeitgeber genehmigt werden. Daten können daher, wenn es für die Erfüllung unseres Vertrages mit Ihrem Arbeitgeber erforderlich ist, auch an Subauftragsverarbeiter weitergegeben werden.
Darüber hinaus werden die hinterlegten Informationen aber an keine weiteren Personen weitergegeben.
Innerhalb der Plattform sind die grundlegenden Daten sowie einige freiwillige Profildaten eines Accounts für jene Nutzer sichtbar, die in denselben Netzwerken wie dieser Account aktiv sind. Die Sichtbarkeit des Profilbildes kann in den Konto-Einstellungen eingestellt werden. Korrespondenzen und Inhalte von Beiträgen sind entsprechend für die individuell festgelegten Empfängern und Empfängergruppen sichtbar.
4. Speicherdauer
Als Auftragsverarbeiter sind wir verpflichtet, personenbezogene Daten nach Beendigung des Vertrages mit Ihrem Arbeitgeber zu löschen oder an diesen auszuhändigen. Daten werden idR also für die Dauer des Vertragsverhältnis, sowie darüber hinaus für einen Zeitraum von sieben Jahren gespeichert, soweit sie konkret zur Einhaltung unternehmens- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten benötigt werden, welchen wir unterliegen. Ihr Auftraggeber deaktiviert ihren Zugang im System eigenständig. Nach 3 Monaten werden alle mit Ihnen im Zusammenhang stehenden Daten anonymisiert und nach Ablauf der erwähnten Aufbewahrungspflichten gelöscht.
5. Wie sicher sind meine Daten bei hotelkit?
hotelkit trifft umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen, um die Sicherheit Ihrer Daten sicher zu stellen. Dazu zählen Schutz gegen vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder der Schutz gegen Zugriff durch unbefugte Dritte. Diese Maßnahmen werden ständig überprüft, mit den aktuellen Standards abgeglichen und regelmäßig verbessert.
6. Ihre Rechte als von der Datenverarbeitung Betroffener
Sie haben in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach der DSGVO eine Reihe von Betroffenenrechten. Zur Wahrung dieser Rechte ist ausschließlich Ihr Arbeitgeber, als Verantwortlicher, zuständig. Möchten Sie diese Rechte geltend machen, so richten Sie Ihre Anfrage bitte direkt an Ihren Arbeitgeber.
7. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung auf der Grundlage der erhobenen personenbezogenen Daten findet nicht statt.
8. Aktualisierung der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, jederzeit Änderungen an dieser Datenschutzinformation vorzunehmen. Die Datenschutzinformation wird regelmäßig aktualisiert und alle Änderungen werden auf der Website veröffentlicht.